Archivering
Historische digitale informatie uit uitgefaseerde applicaties doorzoekbaar, geautoriseerd toegankelijk, aantoonbaar volledig en na afloop van de bewaartermijn vernietigbaar houden.
Een bevroren database is voor de organisatie onbruikbaar: niemand buiten de IT kan erin zoeken, er zit geen bewaartermijn op, er is geen rollenmodel voor personeels- en financiële gegevens, en er is nog steeds een gelicentieerde database voor nodig. Bovendien geeft zij niemand iets om te ondertekenen.
Historie blijft vindbaar en raadpleegbaar, onafhankelijk van de software die haar heeft vastgelegd.
Zoeken op de nummers en kenmerken die medewerkers in de praktijk gebruiken.
Journaalposten, facturen, betalingen en saldi op transactieniveau.
Gescande facturen, contracten en correspondentie bij de boeking waar ze bij horen.
Per informatieklasse toegepast, niet generiek op het hele archief.
Op rol, via uw identity provider, met volledige logging.
Bron en archief tegen elkaar afgezet, zodat volledigheid is aangetoond.
Na afloop van de termijn uitgevoerd en aantoonbaar vastgelegd.
Een document komt met zijn context, niet als losse tabel.
SyntraETL ondersteunt organisaties bij het toegankelijk en beheersbaar houden van historische digitale informatie, en bij het technisch uitvoeren van hun eigen vastgestelde bewaar-, toegangs- en vernietigingsbeleid. SyntraETL geeft geen juridisch advies en levert op zichzelf geen compliance.
| Validation | Source | Archive | Status |
|---|---|---|---|
| Inkoopfacturen | 4.821.051 | 4.821.051 | ✓ |
| Leveranciers | 81.421 | 81.421 | ✓ |
| Journaalposten | 12.331.087 | 12.331.087 | ✓ |
| Bijlagen | 442.901 | 442.901 | ✓ |
Illustratief voorbeeld.
Bron, getransformeerd, afgekeurd en gearchiveerd — in elke ronde.
Controletotalen op financiële data, zodat een kloppend aantal geen onjuist bedrag verbergt.
Een gearchiveerde factuur verwijst nog steeds naar leverancier, inkooporder, goedkeuringen en bijlagen.
Bijlagen worden apart afgestemd — de plek waar een archief het vaakst ongemerkt onvolledig is.
Elk verschil wordt gecategoriseerd en verklaard, niet weggesaldeerd.
Financiën, HR en informatiebeheer accepteren het bewijs vóór uitschakeling.
Extractie, transformatie, migratie en afstemming. Haalt gestructureerde data, bijlagen, documenten en audithistorie uit het oude systeem en maakt die gereed voor het nieuwe platform, in herhaalbare rondes.
DataMove →Veilige bewaring van historische bedrijfsgegevens en documenten, met bewaartermijn, herkomst en afstemmingsbewijs bij elke lading.
DataVault →Doorzoekbare toegang voor geautoriseerde gebruikers nadat het bronsysteem is uitgefaseerd — op rol, via uw identity provider, met volledige logging.
DataLens →Gepubliceerde SyntraETL-archiveringsprojecten.
Historical records retained in a searchable archive so the source environment could be reduced.
A multi-hospital health system archived 18 data areas of timekeeping history into DataVault with reconciliation evidence, then ran a ten-stage decommissioning.
Clinical and administrative records preserved in a compliant archive after the source application was retired.
Dit zijn gepubliceerde SyntraETL-projecten buiten Nederland. Ze worden getoond omdat de architectuur dezelfde is — niet als Nederlandse referenties.
Vertel ons welke systemen nog draaien en welke informatie toegankelijk moet blijven.